Loon- en Salarisadministratie

Bij het in dienst nemen van personeel, zult u een loonadministratie moeten opzetten. Dit kan een lastige klus zijn als u hier nog geen ervaring mee heeft. Het is belangrijk om dit goed te doen, zodat er geen problemen met uw werknemers ontstaan.

De loonadministratie van uw bedrijf uitbesteden

Wij verzorgen graag uw loonadministratie bestaande uit:

de loonstroken per werknemer;
de loonstroken per werknemer voor u als werkgever;
de loonstaat (dit is een compleet overzicht van de verdiensten van uw werknemer(s));
de loonaangifte;
de betaallijst;
de loonjournaalpost;
het verzorgen van arbeidscontracten;
éénmaal per jaar de jaaropgave per werknemer.

Ook kunnen wij voor de directeur groot aandeelhouder (DGA) uw loonstroken verzorgen.

Tip! U bent verplicht om uw werknemers een papieren versie van de loonstroken te sturen, tenzij u expliciet toestemming hebt om deze digitaal te versturen.

Aanmelden bij de belastingdienst

Als u medewerkers in dienst neemt wordt u inhoudingsplichtig: dat betekent dat u loonheffingen inhoudt op het loon van uw medewerkers, en dit afdraagt aan de Belastingdienst. U betaalt de loonheffingen dus niet zelf.

U meldt u aan als werkgever bij de Belastingdienst: zij sturen u dan een loonheffingsnummer: deze heeft u nodig om aangifte van de loonheffingen te doen. Wilt u meer weten over de loonheffingen? Op belastingdienst.nl staat het handboek Loonheffingen, waarin u alle informatie vindt.

Wie is verantwoordelijk voor de loonadministratie?

De verantwoordelijkheid van de loonadministratie ligt bij de werkgever. Er zijn verschillende manieren om deze op te zetten. U kunt zelf de loonadministratie doen of het uitbesteden bij Vink administratie & advies. Bij grotere bedrijven gebeurt het vaak dat er een loonadministrateur in dienst wordt genomen, maar u kunt er eventueel ook voor kiezen om een boekhouder in te schakelen voor uw loonadministratie. Welke optie voor u de beste keuze is, hangt af van uw voorkeuren, de omvang van uw onderneming en het aantal medewerkers.

Hoe levert u de gegevens van uw werknemers aan?
Voor een nieuwe medewerker levert u onderstaande bij ons aan:

kopie ID-bewijs of paspoort
ingevulde loonheffingsverklaring
arbeidscontract

De urenspecificatie kunt u bijvoorbeeld in Excel-vorm aanleveren. Hierop kunt u per medewerker de uren en andere looncomponenten invullen per maand en wij doen de rest voor u.

Controle door boekhouder of accountant
Wilt u zeker weten dat uw loonadministratie van A tot Z op orde is, dan is het handig om dit te laten controleren door een boekhouder of accountant. Zeker als u net begint met uw loonadministratie. Hij controleert of uw loonadministratie na het opzetten voldoet aan alle eisen en verplichtingen, of er genoeg loonheffing wordt ingehouden en of u geen gegevens op de loonstroken of jaaropgave vergeet!

De verplichtingen van u als werkgever

u bent verplicht een loonadministratie te voeren;
u bent verplicht loonheffingen in te houden;
u bent verplicht om een papieren loonstrook te sturen (tenzij expliciet toestemming is gegeven voor een digitale kopie);
u bent verplicht om de jaaropgave binnen een ‘redelijke termijn’ na het einde van het jaar op te sturen;
betaal de lonen op tijd aan uw werknemers.

Tip! Houd u er rekening mee dat werknemers al na 4 dagen uitstel van loonbetaling recht hebben op 5% verhoging.

Uw onderneming klein of middelgroot

Des te groter uw bedrijf des te meer tijd u kwijt bent aan het voeren van uw loonadministratie. Als u ervaring hebt met een loonadministratie kunt u ervoor kiezen om dit zelf te doen: hoe kleiner het aantal medewerkers, hoe minder tijd u hieraan kwijt bent.

Met het uitbesteden van uw loonadministratie bespaart u tijd en geld. Door het uitbesteden van de loonadministratie houdt u meer tijd over voor uw eigen werkzaamheden.

Voordelen van uitbesteden:

u bespaart veel tijd die u kunt gebruiken in de eigen onderneming. Bij kleine ondernemingen is dit praktisch, want tijd is geld.
de loonadministratie is op orde en voldoet aan alle eisen. Hiermee voorkomt u problemen met uw medewerkers en de Belastingdienst.
u weet zeker dat de salarissen op tijd worden uitbetaald, u voorkomt dat u een wettelijke verhoging moet betalen.